機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)其自身需求策劃管理評(píng)審活動(dòng)。可以每年以年會(huì)的形式召開，也可以一年舉行多次，要求是評(píng)審會(huì)議要覆蓋所有的管理評(píng)審輸入和輸出，并保存相關(guān)記錄。如果策劃定期召開較短的管理評(píng)審會(huì)議，也可以針對(duì)某項(xiàng)具體的輸入內(nèi)容進(jìn)行更加深入的討論和分析，并對(duì)之前會(huì)議確定的輸出進(jìn)行評(píng)審，以清楚地表明機(jī)構(gòu)在實(shí)施管理體系變更或改進(jìn)時(shí)的方向。無(wú)論機(jī)構(gòu)選擇哪種方式，都應(yīng)建立程序或模板，來確保管理評(píng)審的所有必需要素均已完成評(píng)審并記錄。

管理評(píng)審是一個(gè)強(qiáng)大的工具，可推動(dòng)管理體系的改進(jìn)和運(yùn)行。如果發(fā)現(xiàn)潛在的差距或風(fēng)險(xiǎn)，可采取措施來推動(dòng)內(nèi)部改進(jìn)、降低風(fēng)險(xiǎn)或捕捉潛在的市場(chǎng)機(jī)會(huì)。

在實(shí)施管理評(píng)審時(shí)，對(duì)輸入內(nèi)容進(jìn)行趨勢(shì)分析是非常重要的。例如，機(jī)構(gòu)可能會(huì)注意到在過去的一年里收到了12起投訴，那這些投訴屬于哪些類別？是否存在一種可以采取行動(dòng)的趨勢(shì)？如果大多數(shù)投訴與處理時(shí)間有關(guān)，那么可能會(huì)針對(duì)這個(gè)問題采取相關(guān)改進(jìn)措施。同樣的原則也適用于其他管理評(píng)審輸入，例如：

?與機(jī)構(gòu)相關(guān)的內(nèi)外部變化；

?目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況；

?方針和程序的適宜性；

?以往管理評(píng)審措施的實(shí)施狀態(tài)；

?內(nèi)部/外部審核的結(jié)果；

?糾正措施的狀況；

?來自客戶和員工的反饋；

?工作量和工作類型的變化；

?風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。

以上是可以利用趨勢(shì)分析以幫助實(shí)現(xiàn)重大改進(jìn)的幾部分內(nèi)容。

管理評(píng)審的關(guān)鍵步驟是確定輸出，以作為推動(dòng)改進(jìn)的工具。一種方法是為每個(gè)輸出確定SMART目標(biāo)：

?Specific：識(shí)別明確具體任務(wù)。

? Measureable：如何對(duì)任務(wù)進(jìn)行衡量？

?Accountable：誰(shuí)負(fù)責(zé)完成和/或參與執(zhí)行任務(wù)？

?Realistic：任務(wù)是否切合實(shí)際，能否實(shí)現(xiàn)目標(biāo)？

?Time：任務(wù)何時(shí)完成，是否有時(shí)間要求？

以這種方式處理輸出，可以幫助機(jī)構(gòu)跟蹤管理評(píng)審期間確定的措施落實(shí)的進(jìn)展，確保這些措施不會(huì)被忽視。